常见问题解答

发票查重是指在企业报销环节，对员工提交的发票进行唯一性核验，防止同一张发票被多次报销。

电子发票可以无限次打印，缺乏物理唯一性，重复报销风险远高于纸质发票。企业不查重可能面临多报销费用、税务稽查风险，甚至构成财务舞弊。

举例：员工 A 报销差旅费 2000 元后，员工 B 用同一张发票的打印件再次提交报销——若不查重，企业就白白多承担 2000 元费用。

不同类型的发票，唯一标识不同：

• 传统电子发票（增值税电子普票/专票）：唯一标识是「发票代码 + 发票号码」的组合，两者缺一不可，必须同时登记核对；
• 数电发票（含电子火车票、飞机票）：取消发票代码，直接用 20 位发票号码作为唯一标识，登记该号码即可判断是否重复。

如需建立完整台账，还可补充报销人、报销日期、费用类型等信息，但核心查重只需唯一标识。

Excel 手工台账：在表格中登记发票代码、号码，用「条件格式」「数据验证」等功能标注重复值。适合发票量极少的小微企业或临时场景，成本低，但依赖人工录入、效率低、易出错，难以发现深度重复，无法满足电子原件合规存档要求，多人协作时版本管理混乱。

扫码查重工具（如宜盟报销查重工具）：扫描发票二维码自动提取唯一标识并比对查重，操作简便，支持跨期间、跨部门全库查重、实时录入拦截、查重结果可视化提示，还能同步验真、自动归档电子发票原件。

几乎不可行。发票量大时人工核对容易出现漏查、错查，且占用大量时间。建议使用专业查重工具扫码查重，秒级完成；企业财务部门多人协作时，还可使用联合查重功能，多人共享共建查重台账，同时设置分级权限保证数据安全。

需要。跨年度发票同样存在重复报销风险，应纳入全库查重范围。建议使用支持跨期间全库查重的工具，系统自动对历史台账与新增发票进行比对，避免「一张发票分两个年度重复报销」的情况。

不是一回事，两者缺一不可：

• 发票验真：核验发票的真实性——是否由税务机关合法开具、信息是否被篡改；
• 发票查重：核验发票的唯一性——是否已被报销过。

一张发票可能真实但不重复，也可能不真实或已被报销，因此报销审核时两者都要做。

1. 税局官方平台查验：登录国家税务总局全国增值税发票查验平台手工查验，免费、权威；
2. 扫码验真：使用宜盟报销查重工具等第三方工具，在扫码查重的同时同步查验真伪；
3. 税局直连自动验真：绑定企业电子税务局账号，系统自动批量核验发票真伪；
4. 人工核对票面要素：核对代码、号码、金额、开票日期、校验码等关键信息。

除了发票确实有问题外，更多是因为基础信息填写错误。请务必核对以下几点：

1. 发票类型：必须与票面顶部的发票种类完全一致，一字不差；
2. 发票号码（代码）：数电发票只需 20 位发票号码；非数电发票需同时准确填写「发票代码 + 发票号码」；
3. 开票日期：以票面右上角打印的日期为准，格式不要填错；
4. 金额：数电发票填「价税合计」金额；非数电发票填「不含税金额（税前金额）」，二者千万别填反；
5. 校验码：数电发票无需填写；非数电发票需填写校验码，可直接输入后 6 位。

另外，「查无此票」也可能是开票方离线开票导致数据未同步（通常滞后 1 天），确认信息无误后隔天再查即可。

税局查验平台要求同一张发票一天最多查验 5 次（含手工平台查验与三方工具查验的累计次数）。若遇到税局平台网络异常反复尝试，也会计入次数。

「超过最大查验次数」不代表发票有问题，第二天即可继续查验。另外，显示「第二次查验」也与是否重复报销无关——每查验一次就累计一次记录，不应以此判断发票是否被重复报销。

不是。发票验真通过后，若被销售方红冲（冲红），该发票即失效。因此还需关注：

• 报销前确认发票未被冲红；
• 报销入账后及时在电子税务局标记入账，防止对方恶意冲红；
• 可使用带红冲预警功能的工具持续监控发票状态。

应保存 XML 格式。根据《电子凭证会计数据标准（试行版）》等相关规定，数电发票含有数字签名的 XML 格式电子文件是符合要求的存档原件格式。

如果需要以 PDF 或 OFD 格式的纸质打印件作为报销入账归档依据，也应同时保存 XML 格式电子文件。XML 文件包含发票的全部元数据，虽然不利于阅读，但它是具有完整电子元信息的规范原件，可满足财务存档和后续数据处理、审计需求；而 PDF、OFD 主要用于预览和打印，不能单独作为数电发票原件存档。

只有数电发票才需要保存 XML 原件。以下不属于数电发票的电子发票，只需 PDF 或 OFD 格式即可：

• 增值税电子普通发票、增值税电子专用发票（各省市命名的）；
• 区块链发票、通用电子发票（如深圳电子普通发票、北京电子普通发票、云南通用电子发票、浙江通用（电子）发票等）；
• 医疗门诊收据等财政电子收据。

1. 开票方提供：数电发票开具后自动生成 PDF、OFD、XML 三种格式文件，开票方可通过邮箱交付或二维码交付方式发送给受票方；
2. 受票方财务登录电子税务局下载：我要办税 → 税务数字账户 → 发票查询统计 → 全量发票查询 → 查询到发票后点「下载」→「下载为 XML」；
3. 使用验票工具：扫描发票二维码，下载数电票对应的 PDF 和 XML 原件；
4. 通过第三方平台自动获取：以宜盟报销查重工具为例，绑定企业税号并启用「税局直连」功能，配置自动下载规则，系统自动从税局拉取 XML/PDF 原件存档，报销时自动关联业务台账，支持一键调阅。

不可以。部分工具宣称可将 PDF 转成 XML 格式，但转换出来的 XML 没有官方数字签名，不能作为合规的原件存档。

数电发票开具后，税局系统提供的三种格式中，只有 XML 原件具有发票唯一的数据签名，可用于存档；PDF 和 OFD 主要用于预览打印，本身不含发票数据签名。如需 XML，请务必确认文件带有官方数字签名。

电子发票归档主要依据《财会〔2020〕6 号通知》《电子凭证会计数据标准（试行版）》《会计档案管理办法》等法规。核心要求：

• 纸质打印件报销的，必须同时保存电子原件；
• 数电发票必须保存 XML 原件；
• 归档后应支持检索调阅，云端存储需保证数据安全。

数电发票（全面数字化电子发票）是国家税务总局推广的新一代电子发票：票面要素全面数字化，无需税控设备和发票专用章，以 XML 格式为原件（PDF 仅作预览），仅有 20 位发票号码。自 2024 年 12 月 1 日起在全国正式推广，并逐步扩大应用范围。

可以正常报销。数电发票的电子签名具有与发票专用章同等的法律效力，纸质发票的票面信息已全面数字化，票面无需加盖发票专用章。

• 开票前置环节不同：数电票无需票种核定、无需申领税控设备、无需领用发票号码段；
• 开票限制不同：数电票采用「授信制」，可在总额度内开具任意额度与份数；
• 票面更简洁：删除了地址栏、银行账号栏、发票代码、开票人及密文区，购销双方信息并列展示；发票号码为 20 位；
• 开具平台不同：数电票在电子发票服务平台上开具，仅限在线开票；
• 交付方式不同：数电票开具后自动发送至双方税务数字账户，可自动归集；
• 版式格式不同：数电票增加了国际通行的 XML 纯数据电文格式，同时保留 OFD、PDF 格式。

入账标识是在电子税务局标记发票已入账的操作。标记入账后，开票方无法单方面冲红该发票，能有效防止「报销后被对方恶意红冲」的风险。

已标记入账标识的发票如确需冲红，须经购销双方协商确认后才能办理。

红字发票是开票方对已开具发票进行冲红处理的凭证，冲红后原发票相当于作废。若收票方已用原发票报销入账，就会产生多抵扣进项税额或多列支费用的税务风险。

常见两类风险场景：一是员工拿已经被冲红的发票来报销；二是已报销的发票被对方再冲红。

1. 及时标记入账：报销入账后及时在电子税务局标记入账标识，标记后开票方无法单方面冲红；
2. 使用红冲预警功能：通过工具持续监控发票状态，自动提醒已冲红的发票，防止误报销；
3. 已入账发票协商处理：确需冲红的，须经购销双方协商确认，走完《红字信息确认单》流程。

登录电子税务局 → 【我要办税】→【发票业务】→【红字发票开具】→【红字信息确认单录入】→ 查询并选择需冲红的蓝字发票 → 选择冲红原因 → 提交。

注意事项：

• 蓝字发票未做用途确认及入账确认的：开票方发起红冲流程后可直接开具红字发票，无需受票方确认；
• 蓝字发票已做用途确认或入账确认的：购销双方任一方可发起《红字信息确认单》，经对方确认后开票方才能开具红字发票；
• 《红字信息确认单》发起后 72 小时内未经确认的，自动作废，需重新发起。

进项税额抵扣是企业购进货物、接受应税劳务时支付的增值税额，可从销项税额中抵扣。

可抵扣的凭证包括：增值税专用发票、机动车销售统一发票、海关进口增值税专用缴款书等。

2017 年 1 月 1 日后开具的增值税专用发票已取消 360 天认证期限，但仍建议企业及时勾选抵扣，以免发票状态变化带来麻烦（例如发票被冲红后无法正常抵扣）。

如果重复报销的发票已经做了进项抵扣，需要做进项税额转出，并按规定补缴税款及滞纳金。这也是为什么报销环节必须做好查重的原因——一旦入账并抵扣，纠错成本会显著增加。

• 企业层面：利润虚减、补缴税款及滞纳金、税务稽查处罚；
• 个人层面：可能构成财务舞弊或欺诈（国企工作人员累计一万元以上可能构成贪污罪）；
• 会计责任：未履行审核义务的会计人员需承担失职责任。

重复报销不仅造成直接经济损失，还会给企业和个人带来法律风险，务必通过查重工具或台账在报销环节把好关。

以下几类发票不能报销：

1. 假发票（真伪查验不通过）；
2. 抬头错误：公司全称、纳税人识别号必须一字不差，简称、错字、漏字都可能导致发票无效；
3. 重复报销的发票（同一张发票多次提交）；
4. 已冲红的发票（被作废后无效）；
5. 超期发票（超过单位规定报销时限）；
6. 要素不全的发票（票面信息缺失、不合规）；
7. 与实际业务不符的发票（连号发票等存在虚开风险的票据）。

建议按以下 7 步完成发票审核：

1. 检查发票抬头：核对单位全称和税号是否完全一致；
2. 查验发票真伪：通过税局平台或工具核验；
3. 查重：确认发票是否已被报销；
4. 检查是否冲红：确认发票状态有效；
5. 核对报销金额：票面金额与报销单一致；
6. 核对报销事项：业务真实、费用合规；
7. 原件归档：保存电子原件（数电票保存 XML）。

以上步骤可通过宜盟报销查重工具等工具自动完成：扫码查重同步验真、自动抬头比对、红冲预警、原件自动归档，几秒钟即可完成一张发票的全维度审核。

可使用支持多单位管理的查重工具（如宜盟报销查重工具）：一个账号支持扫描登记多个单位的发票信息，添加单位信息后扫描发票时可选择所属单位，导出台账后按单位筛选。

同时可配合「联合查重」功能，为各公司财务团队分别建立查重台账并设置分级权限，保证各公司数据安全隔离。

子管理员可以查看当前单位所有会计账号扫描登记的发票信息并进行下载。在【联合查重】界面，点击已经绑定的会计账号，点击「设置为子管理员」即可。

可能是网络原因造成小程序无法进入正常使用，可以尝试切换网络、重启微信后再次使用。

程序只对扫码账号进行授权管理，对授权账号扫码的发票信息不限制，一个账号支持扫描登记多个单位的发票信息。

管理员在【我】-【参数设置】中可以进行控制。

进入【我】界面，在【参数设置】中可以录入单位信息，在【基本信息】中可以设置自己的个人信息。

会计版在【我】-【参数设置】-【单位信息管理】中可将所有单位信息添加到系统，添加之后扫描发票后可选择发票所属单位，从而在导出台账之后按单位进行筛选。

您可以通过本工具中的「购买授权」直接通过微信支付的方式付款（安卓手机推荐此方式）。除此之外，也可以通过银行对公转账、微信扫码、支付宝扫码以及登录电脑版等方式进行支付，转账前请联系客服人员获取账号信息。

联合查重主要用来解决企业财务部门多人共享共建查重台账、集团企业对子、分公司等分支机构发票报销统一管理的需要。通过联合查重可添加多个财务人员，查询报销发票是否属于重复报销。

设置成功后，所有人已有的发票台账自动合并成一个台账，同时可设置分级权限，保证数据安全性。

确定一名管理员（若已购买正式版，请确认管理员为已获得正式版的账号），管理员和需要加入的同事在《电子发票查重工具》首页点击【联合查重】，按下面的方法二选一：

1. 管理员点击「我是管理员，邀请同事联合查重」，其他人点击界面的「扫一扫，参与联合查重」按钮，扫描管理员手机上的二维码，即可完成联合查重绑定；
2. 管理员点击「输入口令联合」，并将自己的口令发送给其他人，其他人在该界面输入管理员提供的邀请口令进行绑定。

设置成功后，所有人已有的发票台账自动合并成一个台账。

点击【联合查重配置】，进入联合查重配置界面，点击要删除的人员的微信头像，在弹出窗口中选择「删除」即可删除绑定的人员。

在已有同事绑定的情况下，您在【我】-【参数设置】中将管理员指定给已经绑定的同事，然后在联合查重配置中长按自己的头像进行解绑。

在发现发票信息录入错误后，可以在【发票台账】中找到对应的发票记录，长按后根据提示操作即可进行编辑或删除操作。

点击【查看发票台账】，进入发票台账界面，自动显示最近一个月的发票台账，可以通过设置查询日期或发票信息查看指定的台账。

发票台账自动显示最近一个月的发票台账，可通过设置查询日期或发票信息查看指定的台账，可选择下载台账至手机（Excel 方式），或选择推送邮箱，将满足当前查询条件的发票台账及原件发送到指定的邮箱。

您还可以登录电脑版进行发票台账和原件的下载。

本小程序主要用于电子发票的扫描识重。纸质发票以及部分打印出来的电子发票，因为打印效果问题，存在二维码不清晰、不完整等情况，可能无法识别。

此类情况建议通过【手工录入】的方式将发票信息录入。

本小程序主要用于电子发票的扫描识重，卷式发票因为发票系统问题，未提供所有的发票信息，建议通过【手工录入】的方式将发票信息录入。

在员工版中上传电子发票原件时，请确认您选择的电子发票原件是否为版式文件。目前电子发票原件支持 PDF、OFD、XML 格式。

图片格式、图片文件转换成 PDF 格式的文件都不属于电子发票原件，系统将不能自动识别。

目前支持扫描的发票种类包括：电子发票（普通发票）、电子发票（增值税专用发票）、增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、深圳电子普通发票（区块链发票）、浙江通用机打（电子）普通发票、浙江省财政电子票据、江苏省财政电子票据等电子报销凭证，以及增值税专用发票、增值税普通发票等纸质票据。

因接口限制，目前试用版和正式版扫描增值税发票，支持获取发票的代码、号码、税前金额（数电发票为价税合计金额）、开票日期等信息，暂时无法获取销售方信息。如需获取更多信息，需要购买发票真伪查验服务。

因受数据接口限制，税率、销方信息及其他发票信息，通过扫描是无法识别的，目前只能看到已展示的信息。

目前，软件提供两种延伸性的解决方案：

1. 充值核验：我们去税局获取的信息就是发票所有的内容，是全的、真实的，同时解决了发票验真的问题；
2. 使用员工版：员工手里有原始发票 PDF 文件，程序可通过读取 PDF 文件获取销方等信息及报销人的信息，会计只需一键扫码审核即可。

开启员工预填之后，员工可自主选取发票原件，一键上传，系统自动识别发票信息，并进行电子发票报销初步查重，提交审核后自动上传到发票台账。

员工预填后，会计通过扫描员工打印的纸质件，就可以在查重的同时自动关联发票原件。

进入会计版小程序界面，在【首页】左下方有「员工预填」，点击进入打开【开启员工预填】按钮；如需员工上传发票原件，则打开【报销时必须上传发票原件（仅限电子发票）】按钮。

进入会计版小程序界面，在【首页】左下方有「员工预填」，点击进入打开【查看员工操作流程】按钮，打开后右上角则为员工预填码。

员工预填中自主上传发票原件方式支持：

• 从微信发票（微信卡包）中选择上传电子发票原件；
• 从微信好友聊天记录中上传电子发票原件；
• 从邮箱上传电子发票原件。

试用版可以免费试用相关账号；正式版单位需要购买开通员工账号。在会计版开通员工预填后，员工端录入预填码即可开始操作。

收费标准如下：10 元/个/年，10 个账号起购；50 个账号以上请直接与客服联系。

超期提醒功能，默认 90 天的期限（用户可在参数设置中自定义天数），开票日期与录入日期相差超过 90 天的，就会弹出超期提醒。

如果单位支持报销，不管这个提醒就行。

试用版和标准版到期后，将自动降为免费版。免费版对之前录入的数据不会影响，但对发票扫描（录入）数量有限制，具体数量以实际情况为准，同时会增加少量广告投放。

为了获得更好的操作体验，建议您及时缴纳费用。

除免费版账号对单日和单月扫描的数量有一定限制外，对发票总数量不限。正式版用户的数据在购买正式版授权期间永久保存。

到期未续费用户：连续 6 个月未使用产品录入发票数据，将清除单位所有数据；免费版用户数据保存 18 个月（正式版到期未续费用户自到期日期起三个月未续费的，系统自动清除 18 个月之前的数据）。

可以开发票的，我们统一开具电子发票。付款之后后台会帮您生成订单，若您需要开具发票，可以在小程序中的【我】-【购买历史】中填写开票申请，我们将在两个工作日内将电子发票发送到您的邮箱。

默认发票内容是「*信息技术服务*电子发票查重工具技术服务」。